輸出を初めて担当すると、どの書類を誰が用意し、いつ必要になるのかが分からず、通関業者への依頼前に手が止まりがちです。
本記事では、輸出の必要書類を「誰が作るか」と「いつ使うか」の2点から一覧にして解説します。インボイスやパッキングリスト、船荷証券（B/L）といった中心となる書類に加え、品目や相手国によって追加で求められる書類、受注から代金回収までの書類の流れ、よくある不備も順に確認できます。
輸出の必要書類一覧｜誰が作り、いつ使うかを表で整理
輸出の必要書類は、輸出者が作るもの、税関や船会社などが発行するもの、取引内容によって追加で必要になるものに分かれます。次の表で全体像を確認してください。
| 書類名 | 誰が作る | いつ使う |
|---|---|---|
| プロフォーマインボイス | 輸出者 | 契約前〜受注時（相手国や取引先が求める場合） |
| インボイス（仕入書） | 輸出者 | 出荷準備〜通関業者への依頼時 |
| パッキングリスト（包装明細書） | 輸出者 | 出荷準備〜通関業者への依頼時 |
| 船積依頼書（S/I） | 輸出者 | 船積みの手配時 |
| 委任状 | 輸出者 | 通関業者に初めて依頼するとき |
| 輸出申告書・輸出許可書 | 輸出者または通関業者が申告し、税関が許可 | 貨物の搬入前後〜船積み前 |
| 船荷証券（B/L）・航空運送状（AWB） | 船会社・航空会社などの運送人 | 船積み後 |
| 原産地証明書 | 商工会議所が発給（輸出者が申請） | 契約・信用状・相手国が求めるとき |
| 該非判定書 | 輸出者またはメーカー | 取引前〜出荷前 |
| 他法令の許可・承認書 | 主管省庁など | 輸出申告前に取得し、申告・審査時に税関で確認 |
プロフォーマインボイスの記載項目やコマーシャルインボイスとの違いについては、こちらの記事で解説しています。
この表は、日本から輸出する一般的な貨物を想定しています。必要な書類は貨物の種類や輸出先、決済方法によって変わります。税関によると、日本は輸出する貨物に税を課していませんが、輸入国で課される税率や規制の内容は、取引先や在日の大使館などに確認する必要があります。
輸出で必ず要る必要書類｜インボイス・パッキングリスト・B/L
ジェトロによると、通関業者に輸出通関を依頼する際、輸出者は仕入書（インボイス）、包装明細書（パッキングリスト）、船積依頼書、委任状などを提出します。ここでは、中心となる3つの書類を解説します。
インボイス（商業送り状）
インボイスは、輸出者（売主）が輸入者（買主）に貨物の発送を通知するために作成する書類です。貨物の品名、種類、数量、価格、代金支払方法のほか、荷送人と荷受人の住所や名称などを記載します。
法令上、仕入書は税関が必要と認めた場合に提出を求められる書類ですが、実務では通関業者に依頼する際に毎回用意します。2012年10月1日の関税法改正で、契約書や仕入書などは税関が必要と認めた場合に提出させることができると定められました（関税法第68条）。ジェトロは、実務上は現在も、通関業者に委託する際に一連の書類を提出すると説明しています。
インボイスの作成手順や効率化の方法については、こちらの記事で解説しています。
パッキングリスト（包装明細書）
パッキングリストは、インボイスを補完する書類です。輸出貨物の個数や、包装後の重量・容積などを記載し、価格や決済に関する情報は通常記載しません。
税関から提出を求められることがあるほか、混載貨物として輸出する場合は、通関業者から提出を求められることもあります。ジェトロは、あらかじめ作成しておくことを勧めています。なお、インボイスとパッキングリストを1つの書類で兼用することもあります。
パッキングリストの記載項目と注意点については、こちらの記事で解説しています。
船荷証券（B/L）と船積依頼書
船荷証券（B/L）は、船会社が貨物を船積みしたときに、輸出者宛に発行する書類です。貨物の所有権を輸出者から輸入者に移す有価証券であり、輸出者から輸入者に送付します。航空輸送では、船荷証券に代わって航空運送状（AWB）が使われます。
B/LやAWBの作成に必要な情報を指定する書類が、船積依頼書（S/I）です。ジェトロは、S/Iを用意すると通関業者への指示を徹底でき、書類作成の間違いを防止する効果が期待できると説明しています。
B/Lの種類や電子化については、こちらの記事で解説しています。
品目や国によって追加で要る輸出の必要書類
輸出する品目や用途、輸出先によっては、前章の書類に加えて許可書や証明書が必要になります。ここでは、他法令の許可・承認書、該非判定書、原産地証明書の3つを解説します。
他法令の許可・承認書
他法令とは、関税関係以外の法令で、輸出に関する許可や承認などを定めたものです。税関の一覧では、外為法（輸出貿易管理令）で武器・化学兵器、麻薬、ワシントン条約該当物品などが挙げられています。このほか、植物防疫法では植物、家畜伝染病予防法では偶蹄類の動物の肉など、道路運送車両法では中古自動車が対象です。
他法令の許可・承認が必要な貨物は、その許可・承認を税関に証明して確認を受けなければ、輸出が許可されません。証明は、輸出申告または審査・検査の際に行います（関税法第70条）。
どの法令に該当するかは、税関では回答できません。税関は、一覧の法令に該当するかどうかを主管省庁に確認するよう案内しています。
該非判定書
該非判定書は、輸出する貨物が外為法に基づくリスト規制に該当するかどうかの判定結果を記した書類です。経済産業省の資料に示された例では、宛先、商品名、判定結果、判定理由、判定日、判定者が記載されています。
経済産業省の資料によると、判定書の発行は任意で、様式は自由です。一方、外為法上の責任は基本的に輸出者が負うため、入手した判定書を鵜呑みにせず、自社でも再確認する必要があります。
法令の改正時には、判定結果の見直しも必要です。
原産地証明書
原産地証明書は、貨物の原産地を証明する書類で、すべての輸出取引で求められるわけではありません。ジェトロによると、輸入国の法律・規則に基づく要請や、契約・信用状での指定がある場合などに発行されます。
原産地証明書には、非特恵のものと、経済連携協定（EPA）に基づく特定原産地証明書があります。非特恵の証明書は全国の商工会議所が発給し、特定原産地証明書は日本商工会議所が発給機関に指定されています。
原産地証明書の取得方法と活用事例については、こちらの記事で解説しています。
輸出の必要書類の流れ｜受注から船積み・代金回収まで
輸出の必要書類は、受注から代金回収まで、取引の段階ごとに使う場面が決まっています。次の図で全体の流れを確認してから、各段階の書類を解説します。
受注〜出荷準備
取引先との契約交渉では、決済通貨、決済条件、船積条件などの基本的な取引条件を契約書に記載して合意します。必要に応じて、受注の段階でプロフォーマインボイスを用意します。
出荷準備の段階では、インボイスとパッキングリストを作成し、船積依頼書や委任状とあわせて通関業者に渡します。委任状は、通関業者と初めて取引する際に用意します。
輸出通関〜船積み
貨物は、税関手続が終わるまで輸出貨物を保管する保税地域に搬入します。輸出申告は、輸出者または委任を受けた通関業者が、保税地域を管轄する税関に対して行います。税関が必要な審査や検査をしたうえで、輸出を許可します。
税関によると、輸出申告は貨物の搬入前でも可能ですが、輸出許可は原則として搬入後に行われます。他法令の許可・承認が必要な貨物は、この申告または審査の際に確認を受けます。
輸出許可後に船積みが行われ、船会社から輸出者宛に船荷証券（B/L）が発行されます。通関業者は、船荷証券と輸出許可書を輸出者に渡します。
船積み後〜代金回収
代金の回収は、契約で定めた決済条件に従って行います。後払いの場合は、契約に基づき、現地の銀行から日本の銀行を経由して代金を受け取ります。信用状（L/C）取引では、輸出者が船積書類を添付して銀行に買取を依頼します。
輸出許可書は、消費税の輸出免税の証明書類にもなります。国税庁によると、輸出許可書などの証明書類は納税地等に7年間保存する必要があります。
輸出の必要書類でよくある不備と防ぎ方
書類の不備は、通関の審査や代金の回収に影響します。ここでは、公的機関の資料で確認できる3つの不備を紹介します。
書類同士の記載が一致していない
関税法に基づく輸出の審査では、書類の審査と貨物の検査の結果、書類と貨物の同一性が確認されることが許可の要件とされています。インボイスとパッキングリストなど複数の書類で品名や数量、重量の記載が食い違うと、この確認が難しくなります。
防ぐには、品名・数量・個数・重量の記載をインボイスとパッキングリストで照合してから、通関業者に渡します。
信用状の条件と書類が合っていない
信用状取引では、書類が信用状の条件と一致していることが前提になります。ジェトロによると、条件の不一致（ディスクレパンシー、ディスクレ）がある場合、信用状発行銀行の支払い確約は無効になります。
銀行は原則として買取に応じません。船積みの前に、信用状の条件とインボイス・B/Lなどの記載を照合します。
許可の確認漏れと保存漏れ
他法令の該非は税関では回答できないため、輸出申告の前に主管省庁へ確認します。該非判定書も、受け取るだけで済ませず、自社で再確認します。
輸出許可書は輸出免税の証明に使うため、7年間の保存を前提に管理します。
輸出の必要書類のまとめ
輸出の必要書類には、輸出者が作るインボイス、パッキングリスト、船積依頼書、委任状のほか、船会社が発行する船荷証券、税関が許可する輸出許可書があります。
輸出の必要書類は、書類ごとに作成者と使う場面を押さえたうえで、品目と相手国に応じた追加書類の要否を早めに確認することが重要です。他法令の許可、該非判定書、原産地証明書は、品目や用途、取引条件によって要否が決まります。
受注から代金回収までの流れの中で書類を整理し、記載の照合と保存まで管理すれば、初めての輸出でも手戻りを減らせます。ただし、必要書類は貨物や輸出先、決済方法によって判断が分かれます。具体的に進める前に、通関業者や、ジェトロなどの支援窓口に相談することをおすすめします。
