取引先から「プロフォーマインボイスを送ってほしい」と依頼され、コマーシャルインボイスとの違いや書き方が分からず迷う担当者は少なくありません。前払い送金、L/C(信用状)の開設、輸入許可の申請でも求められる書類です。
この記事では、プロフォーマインボイスの意味、インボイスの種類との違い、必要になる場面、記載項目と記入例を順に解説します。読み終えると、そのまま作成に着手できます。
プロフォーマインボイスとは？3行で分かる意味と役割
プロフォーマインボイスの定義と位置づけを解説します。
プロフォーマインボイスの定義と3行の要点
プロフォーマインボイス(Proforma Invoice、略称PI)は、契約や出荷の前に、売り手が買い手へ価格や取引条件を示す仮のインボイスです。要点は次の3つです。
- 契約や出荷の前に、売り手が価格・数量・取引条件を示す書類
- 契約交渉の段階では、見積書の役割で使われることがある
- 出荷後の請求や通関に使う正式な書類は、コマーシャルインボイス
消費税のインボイス制度(適格請求書等保存方式)は、仕入税額控除の要件として適格請求書の保存を求める国税庁所管の制度で、別のものです。貿易のインボイスは、荷物の明細と代金を示す書類(商業送り状)を指します。
取引の流れの中での位置づけ
輸出取引は、引き合い、見積、契約、代金の準備、出荷、通関の順に進みます。PIは出荷より前の段階で使い、出荷時に作るコマーシャルインボイスとは時期が異なります。
プロフォーマインボイスとコマーシャルインボイスの違い｜インボイスの種類を比較
インボイスの種類を比較し、使い分けを整理します。
インボイスの種類を比較した表
混同しやすい3つの書類を、発行時期と役割で比較します。
| 書類 | 発行時期 | 主な役割 | 通関での扱い |
|---|---|---|---|
| プロフォーマインボイス | 契約前・出荷前 | 価格・条件を示す仮の書類 | 必須の船積書類ではない場合がある |
| コマーシャルインボイス | 出荷時 | 貨物の明細と代金請求 | 輸入申告で仕入書として提出 |
| パッキングリスト | 出荷時 | 梱包ごとの個数・重量の明細 | 包装明細書として提出 |
このほか、税関インボイスや領事インボイスもあります。
パッキングリストの記載項目についてはこちらの記事で解説しています。
指定された投稿が見つかりません。
使い分けは発行のタイミングで決まる
使い分けの基準は、書類を出す時期です。契約前に価格や条件を示す場面ではPIを、出荷時に代金の請求と通関を行う場面ではコマーシャルインボイスを作成します。
プロフォーマインボイスは契約前の条件提示に、コマーシャルインボイスは出荷後の請求と通関に使います。税関は、輸入申告で必要な書類の筆頭に仕入書(インボイス)を挙げています。米国商務省の国際貿易局は、PIは必須の船積書類ではない場合があるとしています。
コマーシャルインボイスの書き方についてはこちらの記事で解説しています。
指定された投稿が見つかりません。
プロフォーマインボイスが必要になる場面
米国商務省の国際貿易局が挙げる、PIが求められる場面を解説します。
前払い送金を求められるとき
買い手の外貨送金の手続きで、PIが求められることがあります。たとえば合計USD 5,500.00の取引で30%を前払いにするなら、PIには合計と前払い額のUSD 1,650.00を記載します。
L/C(信用状)を開設するとき
L/C(信用状)は、輸入者の依頼を受けた銀行が、条件を満たす書類と引き換えに代金の支払いを約束する仕組みです。買い手が銀行で開設の手続きをするとき、売り手のPIが求められることがあります。品名・数量・単価・貿易条件は契約内容と一致させます。
L/Cの仕組みと開設の流れについてはこちらの記事で解説しています。
指定された投稿が見つかりません。
輸入許可を申請するとき
国や品目によっては、輸入前に政府機関の許可や承認が必要です。出荷前でコマーシャルインボイスがないため、PIが申請資料として求められることがあります。必要な書類と項目は輸入国の機関や品目で異なるため、依頼を受けたら様式を最初に確認します。
プロフォーマインボイスの記載項目と記入例
記載項目と、架空の取引を使った記入例を示します。
プロフォーマインボイスの記載項目
記載項目は、名古屋商工会議所が挙げる商業インボイスの必須事項を基準にします。
- 輸出者の商号・住所
- インボイス番号・日付
- バイヤー(買い手)名
- 品名・数量・単価・合計金額
- 貿易条件(インコタームズ)・支払条件
PIでは、表題にPROFORMA INVOICEと明記します。米国商務省の国際貿易局は、船積予定日と有効期限(Validity date)も含める項目として挙げています。
プロフォーマインボイスの記入例(架空の取引)
次の記入例は架空の取引です。会社名・金額・条件は計算方法を示すための仮定で、実在の取引ではありません。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| Invoice No. / Date | PI-2026-001 / October 23, 2026 |
| Validity | Until November 22, 2026 |
| Seller / Buyer | Sample Seller Co., Ltd. / Sample Buyer Inc. |
| 明細1 | Sample Item A: 200 pcs × USD 12.50 = USD 2,500.00 |
| 明細2 | Sample Item B: 100 pcs × USD 30.00 = USD 3,000.00 |
| Total | USD 5,500.00 |
| Trade Terms | FOB Yokohama |
| Payment | T/T, 30% advance (USD 1,650.00), balance 70% (USD 3,850.00) before shipment |
各明細の金額は数量×単価で計算し、合計金額と支払条件の金額が一致するように記載します。前払い分の1,650.00と残金の3,850.00を足すと、合計の5,500.00になります。
プロフォーマインボイスのよくあるミスと注意点
作成と送付でよく起きるミスと防ぎ方を解説します。
コマーシャルインボイスと取り違える
表題を「INVOICE」だけにすると、受け取った側が請求書や通関書類として扱う可能性があります。表題には必ずPROFORMA INVOICEと書きます。出荷後の請求や通関の書類は、別にコマーシャルインボイスを作成します。
契約内容や後続の書類と食い違う
PIの品名・数量・単価・通貨・貿易条件が、後から作る契約書やコマーシャルインボイスと異なると、確認のやり取りが増え、手続きの遅れにつながります。PIの内容は輸入国の機関にも伝わるため、変更は買い手の同意を得て、番号と日付を更新します。
有効期限と条件の書き漏れ
有効期限を書かないと、価格や為替が変わった後も同じ条件を求められる可能性があります。期限に加えて、貿易条件(インコタームズ)、支払条件、通貨も明記します。
まとめ
プロフォーマインボイスは契約前に条件を示す仮のインボイスで、出荷後の請求と通関にはコマーシャルインボイスを使います。使い分けは発行の時期で判断します。契約前に価格や条件を示す場面ではPIを、出荷時に代金の請求と通関を行う場面ではコマーシャルインボイスを作成します。
外貨送金の手続き、L/C(信用状)の開設、輸入許可の申請では、買い手からPIを求められることがあります。求められたら、品名・数量・単価・貿易条件・通貨を契約内容と一致させて発行します。表題にはPROFORMA INVOICEと明記し、有効期限と支払条件も書き漏らさないようにします。
まず、依頼元から求められている様式と項目を確認します。次に、本記事の記入例を基にPIを作成し、送付前に契約内容と見比べます。
ただし、必要な書類や記載項目は、輸入国や品目、取引先の要件によって異なり、個別の事情で判断が分かれます。具体的に進める前に、通関業者や取引銀行、ジェトロなどの相談窓口に相談することをおすすめします。
